Archivage électronique

L’archivage électronique consiste à stocker vos documents au format dématérialisé sur un support adapté et sécurisé. Contrairement à une solution de gestion documentaire classique, l’archivage électronique conserve vos documents mais il n’est pas autorisé de les modifier. Vous avez tout de même la possibilité de rechercher, consulter, télécharger et diffuser vos documents.

    

Archivage électronique du document

Après le traitement de vos documents comme une facture payée ou un bulletin de paie après le versement du salaire, vous avez deux possibilités, soit les conserver ou les supprimer. Généralement, la loi vous exige de garder vos documents pour une durée minimum. N’étant plus sujet à modification, il est inutile de les stocker sur vos serveurs de travail. C’est ainsi que l’archivage prend tout son sens, il vous suffit simplement de transférer vos documents vers le système d’archivage. Avec l’aide de l’automatisation, il est possible d’archiver directement vos documents à la fin de son traitement.

 

Recherche du document

Grâce à un moteur de recherche, vous pouvez accéder en quelques clics à tous vos documents.  L’accès quasi immédiat d’une information vous permet de gagner en productivité. Une fois le document trouvé, il est ensuite possible de le télécharger et l’envoyer aux clients par exemple.

 

 

Pourquoi opter pour l’archivage électronique ?

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Est-il possible de supprimer un document après sa durée légale de conservation ?

Oui !

Mais attention votre entreprise doit conserver un document pendant une durée minimale. Ce délai varie en fonction des obligations légales. Une fois la durée passée, il est recommandé de supprimer les documents.