Gestion automatisée des dossiers clients

Grâce à l’automatisation, la gestion de vos dossiers clients est plus structurée.

    

Créez votre circuit de validation

Tout d’abord, déterminez les étapes de votre dossier client : bon de commande, demande et réception des pièces justificatives, envoi du contrat, signature, envoi des factures, traitement des litiges, etc. Le fonctionnement est différent selon les entreprises. Dans votre circuit de validation, vous allez également recevoir des pièces de dossier client électronique qu’il faudra ajouter dans votre outil de GED.

 

Traitement du dossier client

Une fois qu’un document est ajouté dans le circuit de validation, une alerte est envoyée à la personne qui le vérifie. Elle est en charge de vérifier la conformité du document. Si celui-ci est validé, l’étape suivante est automatiquement lancée, par exemple l’envoi du message au responsable commercial.

 

Signature électronique du contrat

Une fois que votre contrat est finalisé, envoyez-le et demandez une signature électronique. Le client va donc recevoir une notification contenant un lien vers le contrat. Après la lecture de celui-ci, il lui suffit de cliquer sur le bouton « Signer ». Il reçoit alors un code par SMS qu’il va devoir renseigner sur le document en ligne. Le responsable commercial du client exécute la même opération pour signer le document. Lorsque que la signature électronique est effectuée par les deux parties, le contrat est approuvé et il a la même valeur juridique qu’au format papier. Par conséquent, le numéro de téléphone et l'adresse électronique du décideur doivent être obtenus à l'avance.

 

 

Envoyez vos factures au format dématérialisé

Lorsque vous envoyez vos factures clients dématérialisées, un email est envoyé. Cet email contient un lien qui dirigera le client vers un portail en ligne en toute sécurité. Sur ce portail, il est également possible de voir l’historique de ses factures. Toutefois, il est encore possible de conserver l’envoi papier des factures clients. Il suffit d’envoyer la facture en impression dans un centre éditique via l’imprimante virtuelle.

 

Archivez vos factures du dossier client

Après une signature d’un contrat par exemple, il est possible de déposer votre facture dans l’outil d’archivage. Vous pouvez les voir, ou même les télécharger à tout moment et en toute sécurité. Vous pouvez aussi ajouter cette étape dans votre circuit de validation.

 

Partagez vos documents

Vous pouvez partager vos documents en interne et en externe. En interne par exemple, pour apporter un élément d’une commande à votre service technique. Puis en externe, lorsque vous envoyez des factures clients dématérialisées ou papier sur le portail en ligne.

 

Les bénéfices de la gestion automatisée de vos dossiers clients

Réduisez vos délais de paiement
Gagnez du temps en éliminant certaines tâches
Diminuez les frais de gestion administrative

 

Faut-il conserver une facture ?

Oui !

En cas de contrôle fiscal, vous devez être capable de donner les factures demandées. Ces factures, en format papier ou électronique, sont conservées pendant 10 ans au regard du droit commercial et 6 ans pour le droit fiscal