Gestion du courrier entrant et sortant

L’automatisation de la gestion du courrier entrant dans une entreprise peut accélérer sa transmission en interne. Ainsi, les salariés peuvent facilement traiter les documents et mettre en place des circuits de validation afin de diminuer le temps de traitement. Dématérialiser les courriers sortants est un gain de temps et d’argent.

    

Réceptionnez et numérisez du courrier entrant

Le collaborateur en charge de réceptionner le courrier de votre entreprise doit dorénavant en scanner une partie ou un ensemble. Cela dépend de votre paramétrage et de la formation de votre personnel.

 

Reconnaissance automatique du courrier

Le logiciel va automatiquement numériser les informations et il va envoyer le courrier à la personne concernée. Pour que le logiciel comprenne les règles, vous devez numériser trois documents similaires et noter à chaque fois l’opération à effectuer. Pour les documents suivants, celle-ci se fait automatiquement.

 

Distribuer le document

Lorsque le courrier est automatiquement transféré à la bonne personne dans l’entreprise, il entre dans un circuit de validation. Vous pouvez ainsi recevoir des alertes pour gérer les échéances liées au courrier. Cette fonction peut être indispensable pour les administrations publiques afin d’éviter la règle du silence vaut accord.

 

Suivez vos courriers via un interface web

Accédez au tableau de bord du logiciel pour suivre le traitement de vos courriers. Vous trouverez de nombreuses informations sur chaque document comme en cours de traitement, à distribuer, à traiter ou refusé.

 

Dématérialisez et envoyez vos courriers

Grâce à l’imprimante virtuelle, vous pouvez dématérialiser vos courriers sortants et l’envoyer en le déposant dans l’outil. Ensuite, on vous propose trois options : envoyer le document en pièce jointe par e-mail, envoyer par e-mail un lien vers le portail Web pour accéder au document, et l'envoyer au format papier dans un centre éditique. Il est possible de suivre l’envoi et de regarder les anciens courriers.

 

Les bénéfices de la gestion de courrier

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Le silence vaut-il acceptation ?

Oui !

Si l’administration ne réponds pas dans les délais, on considère que l’entreprise donne son accord. Vous avez donc la possibilité de programmer des rappels automatiques.